До запуска проекта процесс управления талантами (Talent Review) в компании был полностью ручным. HR-команда, HR-бизнес-партнёры и руководители собирали информацию о сотрудниках в локальных Excel-файлах. Каждый участник процесса хранил данные у себя, а итоговая информация сводилась вручную. Это приводило к значительным трудозатратам, риску потери данных при смене руководителей или HR-специалистов, отсутствию единой истории изменений и ошибкам при объединении файлов. Кроме того, было сложно отслеживать изменения на разных этапах согласования и формировать аналитику по результатам Talent Review. На рынке не оказалось готового решения, которое полностью закрывало бы потребности компании, поэтому было принято решение создать собственную цифровую платформу.

Так появился проект автоматизации процесса управления талантами. За 70 рабочих дней команда HR и IT совместно с разработчиками создала онлайн-платформу, которая полностью перевела Talent Review из Excel в единую цифровую систему. Платформа работает по клиент-серверной архитектуре и доступна через браузер и мобильные приложения. Она интегрирована с внутренними HR-системами компании и автоматически подтягивает ключевые данные о сотрудниках: результаты оценки эффективности за предыдущие годы, информацию об индивидуальных планах развития, результаты оценки компетенций и актуальную организационную структуру. Благодаря этому руководители и HR-бизнес-партнёры могут работать с командами в одном окне и не тратить время на ручной сбор информации.

Система также автоматизирует ключевые элементы процесса Talent Review. Например, матрица потенциала сотрудников формируется автоматически на основе заданных правил и данных об эффективности и компетенциях. Платформа может автоматически формировать пул талантов и кандидатов на преемственность, учитывая риски увольнения и готовность сотрудников к следующим ролям. Все встречи Talent Review проходят непосредственно в системе: участники могут вносить комментарии, корректировки и решения прямо во время обсуждения. При этом платформа поддерживает разные уровни доступа — сотрудники видят только ту информацию, которая относится к их роли и команде.

Внедрение системы происходило постепенно. Сначала её протестировали внутри HR-команды, после чего начали масштабировать на другие функции бизнеса в соответствии с графиком проведения Talent Review. Для сотрудников подготовили обучение, инструкции и серию коммуникаций: рассылки, вебинары, публикации на внутреннем портале и дополнительные материалы для разных ролей участников процесса. Такой подход помог быстро адаптироваться к новому инструменту и обеспечить плавный переход на цифровую платформу.

После запуска система полностью изменила процесс управления талантами в компании. Вся информация о сотрудниках теперь хранится в единой базе, доступной для HR-команды и руководителей. Данные сохраняют историчность, а многие поля автоматически заполняются за счёт интеграций с другими системами. Это позволило значительно сократить время на подготовку и проведение Talent Review и повысить прозрачность кадровых решений. Уже в первый год экономия трудозатрат позволила компенсировать расходы на разработку системы и обеспечила ежегодную оптимизацию затрат примерно на 1,4 млн рублей.

Дополнительным эффектом стала стандартизация процесса: теперь все подразделения используют единые форматы оценки и подготовки материалов, что делает обсуждение талантов более объективным и продуктивным. Проект также усилил внутренний бренд HR-команды — сотрудники отметили удобство системы, наглядность данных и прозрачность всего процесса управления талантами.